Privatiser un restaurant pour une soirée d'entreprise
Totale ou partielle, cocktail ou dîner, minimum de consommation, horaires : ce qu'il faut demander avant de privatiser un restaurant pour une soirée d'équipe.
Publié le
Privatisation totale ou partielle ?
Privatiser un restaurant, c'est réserver tout l'établissement pour votre groupe : la salle, la cuisine, l'équipe. Pour un groupe plus petit, beaucoup de restaurants proposent une privatisation partielle : un salon, un étage, une terrasse, pendant que le service continue dans le reste de la salle.
La différence se joue sur deux points : l'intimité (une privatisation totale permet des prises de parole, de la musique, un déroulé à vous) et le prix (une privatisation totale se paie souvent sous forme de minimum de consommation, voir plus bas).
Cocktail ou dîner assis
Un cocktail dînatoire fait tenir plus de monde dans le même espace et facilite les échanges entre équipes qui ne se connaissent pas ; il demande en revanche des pièces nombreuses pour tenir lieu de repas, et il se termine plus tôt. Un dîner assis donne un vrai moment de table et convient mieux à une soirée avec discours ou remise de prix ; il demande un plan de table et une capacité en configuration banquet.
Précisez le format dès le premier contact : un restaurant qui vous propose une capacité « jusqu'à 80 personnes » parle souvent de cocktail, pas de dîner assis.
Le minimum de consommation
Pour une privatisation, la plupart des restaurants ne facturent pas la salle : ils demandent un minimum de consommation, c'est-à-dire un montant minimal de nourriture et de boissons, qui correspond au chiffre d'affaires qu'ils auraient réalisé en service normal. Si votre groupe consomme moins, la différence est facturée.
Deux questions à poser : le minimum s'entend-il hors taxes ou toutes taxes comprises, et inclut-il le service ? Et que se passe-t-il si le nombre de participants baisse ? Un minimum raisonnable pour 60 personnes devient lourd pour 40.
Les horaires, et la fin de soirée
Un restaurant a des horaires de service et un voisinage. Demandez l'heure à laquelle la salle est disponible pour l'installation, l'heure de fin, et si la musique est possible (et jusqu'à quand). Une soirée qui doit se terminer à 23 h n'est pas la même qu'une soirée qui peut se prolonger.
Pensez aussi au retour : taxis, dernier métro, parking. Un lieu bien desservi évite la moitié des problèmes de fin de soirée.
Ce qui doit figurer dans le devis
- L'espace réservé, et s'il est privatif ou non.
- Le format (cocktail, dîner), le menu, les boissons incluses et la durée de l'open bar s'il y en a un.
- Le nombre de personnes retenu, et la date jusqu'à laquelle il peut changer.
- Le minimum de consommation, HT ou TTC, et ce qui s'y rapporte.
- Les horaires d'installation, de début et de fin.
- Les conditions d'annulation et l'acompte.
Pour recevoir ce type de proposition de plusieurs restaurants sans les contacter un par un, décrivez votre soirée dans un brief.