Théâtre, banquet, cocktail : comprendre les capacités d'un lieu
Pourquoi un même espace affiche trois capacités, ce que chaque configuration implique pour votre événement, et comment comparer deux lieux sur la bonne base.
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Un espace, plusieurs capacités
Une salle de séminaire n'a pas une capacité, elle en a plusieurs. Les lieux les décrivent par configuration : la façon dont les tables et les chaises sont disposées. La même salle accueille beaucoup plus de personnes debout qu'assises autour de tables rondes, et c'est pour cela qu'une fiche sérieuse donne un chiffre par configuration.
Les configurations courantes
- Théâtre : des rangées de chaises face à un écran ou une scène, sans tables. C'est la plus dense des configurations assises. Elle convient aux plénières, aux présentations, aux prises de parole.
- Classe (ou école) : des rangées de tables avec chaises, face à l'écran. Moins dense que le théâtre, mais chacun peut écrire et poser un ordinateur. C'est la configuration des formations.
- En U : des tables en fer à cheval, tout le monde se voit. Idéale pour les groupes de travail et les comités, elle prend beaucoup de place par personne.
- Banquet : des tables rondes. C'est la configuration du dîner assis et du déjeuner de séminaire. Elle demande plus de surface par personne que le théâtre.
- Cocktail : debout, avec quelques mange-debout. C'est la plus grande capacité d'un espace, et celle des soirées.
Comparer deux lieux sur la même base
Quand un lieu annonce « jusqu'à 100 personnes » sans préciser, c'est presque toujours la capacité cocktail. Pour un séminaire de 60 personnes en plénière suivi d'un déjeuner assis, ce qu'il faut comparer est la capacité théâtre et la capacité banquet, pour le même espace ou pour deux espaces voisins.
Vérifiez aussi si la configuration change dans la journée : passer du théâtre au banquet dans la même salle demande du temps et du personnel, et se fait souvent pendant que le groupe est en pause ou dans un autre espace.
Les capacités sont des maximums
Une capacité est un maximum, pas un confort. À capacité pleine, une salle en théâtre laisse peu de place pour circuler, et un banquet à pleine capacité serre les convives. Si votre groupe est proche du maximum annoncé, demandez un espace un cran au-dessus, ou interrogez le lieu sur le confort réel à ce nombre.
Sur Seminea, les fiches de lieux donnent les capacités par configuration et par espace, pour que la comparaison se fasse sur la bonne base. Quand une capacité manque, elle est marquée comme telle plutôt que devinée. Et si vous préférez ne pas comparer vous-même, décrivez votre événement dans un brief avec la configuration visée : les lieux répondent avec la capacité qui vous concerne.